Claves para implantar la norma ISO 9000 en las pymes

Principales características de las pymes

Las pymes constituyen la mayor parte del tejido empresarial en España. Concretamente existe una gran cantidad de micro pymes (menos de 10 trabajadores) que tienen unas características muy concretas.

Muchas de ellas son pequeñas empresas familiares, autónomos con algunos trabajadores o emprendedores con unas grandes perspectivas de futuro.

Las estructuras de estas empresas suelen ser muy reducidas y los recursos suelen ser escasos. Esto hace que implantar las normas ISO 9000 resulte complicado si no se utiliza el enfoque adecuado.

Igualmente, al estar menos profesionalizadas la implantación de la norma ISO 9001 recae muchas veces sobre el propio gerente o incluso sobre algún administrativo de la empresa. Generalmente estas personas no poseen formación específica para llevar a cabo con éxito la implantación de la ISO 9000 y necesiten la contratación de un consultor.

Principales problemas durante la implantación

·         Documentación demasiado extensa: habitualmente los sistemas de gestión de calidad ISO 9000 suele estar concebida para grandes organizaciones, con procesos complejos de revisión y aprobación de los documentos, grandes manuales y muchos procedimientos. Un documento de 100 páginas es una invitación a no leerlo.

·         Registros complicados. Los registros de calidad para cumplir la ISO 9000 suelen resultar muy complejos y con gran cantidad de campos que en muchas ocasiones el personal no es capaz de rellenar o los rellena de forma repetitiva, con lo que pierden todo su sentido.

·         Largos periodos de implantación: Periodos de implantación de más de 3 meses lo único que consiguen es que la motivación inicial para implantar la ISO 9000 en la empresa decaiga y al final se convierta en una carga pesada que hay que finalizar.

·         Necesidad de gran dedicación del equipo de la empresa. Para poder elaborar, revisar, aprobar los documentos, rellenar los extensos registros, realizar todas las reuniones... hace falta una cosa: recursos. Y recursos es justo lo que no sobra en ninguna empresa, y menos aún en las pymes y micro pymes.

Enfoque para implantar la norma ISO 9000 en las pymes

·         Documentación mínima exigida por la norma ISO 9001. No hay que hacer grandes manuales de calidad cuando con uno de 6 páginas cubres de sobra los requisitos de la ISO 9001:2008. Los procedimientos deben ir orientados al usuario. Y ¿quién es el usuario? Los trabajadores de la propia empresa. Los procedimientos son instrumentos para transmitir información al usuario y no un fin en si mismo. A veces una fotografía es mejor que 100 páginas de procedimientos.

·         Utilizar los registros existentes en la empresa y los que haya que crear que sean especialmente sencillos. Cuando tenemos que poner dos veces el mismo texto en dos sitios diferentes está claro que algo falla. Debemos buscar las claves que proporcionen utilidad a los registros del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2008 y que permitan aprovecharlos al máximo y que el esfuerzo para ello sea mínimo.

·         Plazos de implantación moderados. Más de 2-3 meses para implantar la norma ISO 9000 es demasiado tiempo. Las pymes y micro pymes son mucho más flexibles que las grandes empresas y esto hace que los cambios se puedan implementar de forma más ágil. Si además intentamos utilizar al máximo los procesos existentes en la empresa ahorraremos tiempo durante la implantación y por tanto plazo para la certificación.

·         Establecer sistemas eficaces de mejora. Es mejor implantar pocos bien que muchos mal. Cualquier gerente de una pyme va agradecer que le dotemos de herramientas sencillas y potentes para mejorar su empresa. Un sencillo cuadro de mando de indicadores con objetivos asociados es un buen ejemplo de ello. De nada sirve utilizar una ficha de definición de indicadores con campos como “límite superior o inferior” si al final la empresa no los va a utilizar. Es preferible utilizar un sistema más sencillo pero que no suponga un gran esfuerzo para la empresa. Debemos tener en cuenta la relación “esfuerzo – beneficio” y responde a la pregunta:  ¿puedo conseguir lo mismo con menos esfuerzo?

La promesa de Agloob

1.       Cumplimos tu fecha de certificación. Realizamos los proyectos en plazos reducidos (entre 1 y 3 meses) y con un esfuerzo mínimo de la empresa.

2.       Creamos un sistema de calidad sencillo. Sin grandes manuales ni documentos complejos. Nuestros sistemas de calidad ISO 9000 son fáciles de mantener.

3.       Proporcionamos herramientas para la mejora continua. Centramos la implantación en lo que de verdad ayuda a las empresas, en poner en marcha herramientas de gestión sencillas pero que ayudan a avanzar.

Más información.

 

Etapas para implantar ISO 9001:2008

1.DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN

 

Identificación de los procesos
Lo más importante antes de iniciar la implantación es identificar los procesos más importantes de la empresa y entender como se relacionan unos con otros.

A partir de aquí estableceremos un mapa de procesos que nos guiará durante todo el proceso.

Identificación de características clave de los procesos
Dentro de cada uno de los procesos deberemos estudiar qué repercusión tiene cada uno de ellos en el cliente e identificar los criterios clave que se deben cumplir.

El conjunto de estas características necesariamente tendrán relación con los requisitos del cliente. 

Identificación de los requisitos del cliente
Un punto clave para implantar ISO 9001:2008 es la determinación de “qué es lo que quiere el cliente”, es decir, qué es lo que espera el cliente de la organización. Es fundamental también entender en que parte de los procesos se encuentran las causas que producen efectos en estos requisitos.

De la misma manera, conocer cual es el nivel actual de satisfacción del cliente y de esta manera poder establecer objetivos reales de mejora.

2.PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA

 

La mejor manera de asegurar el éxito en la implantación de ISO 9001:2008 como de cualquier otro proyecto es trabajar sobre una buena planificación. Establecer un plazo objetivo y alcanzable es necesario para que no decaiga el ánimo de la empresa en su camino hacia la certificación de su sistema de gestión de calidad.

Un plazo moderado ayudará a que todos los responsables de la compañía se involucren en la implantación sin que lleguen al hastío.

En nuestro plan debe aparecer como mínimo las tareas de implantación por proceso, la realización de las actividades de revisión por la dirección y relacionadas y las auditorias, tanto las internas como las externas.

3.REDISEÑO DE LOS PROCESOS

 

Adaptación a los requisitos del cliente
Una vez planificada la implantación llega el momento de remangarse y comenzar a trabajar. Sobre cada uno de los procesos identificados en nuestro mapa de procesos tendremos que establecer mecanismos de control que aseguren que se cumplen los criterios clave que a la postre afectarán a los requisitos y expectativas de los clientes.

Identificar los parámetros clave de cada proceso e implantar cómo se deben controlar y que registros se deben generar.

Adaptación de los requisitos de ISO 9001:2008
Para todo esto es necesario estudiar que requisitos de ISO 9001:2008 afectan a cada proceso. Una matriz de procesos Vs requisitos nos puede ayudar a la identificación.

También el estudio de la norma ISO 9001:2008 y realizar un resumen esquemático de cada uno de los requisitos nos ayudarán a conocer exactamente qué requisitos tiene que cumplir cada proceso.

Realmente los requisitos de ISO 9001:2008 no son tan extraños. Al estudiarlos comprenderemos que tienen mucho sentido si aplicamos el sentido común.

4.IMPLANTACIÓN OTROS REQUISITOS DE ISO 9001:2008

Implantación de los requisitos de mejora continua
Identificando los requisitos de mejora continua en primer lugar y poniendo en marcha dicho proceso lo antes posible.

Siempre es recomendable, a partir del diagnóstico, establecer objetivos de calidad concretos con una planificación que bien puede ser a través de acciones preventivas o de mejora. 

La propia ejecución de esos planes ayudará a la implantación de los ciclos de mejora continua. Si además relacionamos dichos objetivos con indicadores también habremos puesto en marcha un sistema de medición de procesos.

Implantación de la Revisión por la Dirección
Una vez está todo preparado es el momento de evaluar si el sistema de gestión de calidad es realmente eficaz. Para ello la norma ISO 9001:2008 establece una revisión por la dirección en la cual se analiza la eficacia del sistema para cumplir los requisitos, satisfacer al cliente y mejorar continuamente.

5.AUDITORIA INTERNA

 

Antes de afrontar la auditoria de certificación conviene (y es necesario) realizar una auditoria interna del sistema de gestión de calidad. 

La norma ISO 9001:2008 prevé que se realicen estas auditorias y establece requisitos para su realización, por lo tanto merece la pena estudiarlos antes de realizarla.

En cualquier caso estas auditorias internas tienen dos objetivos:

Revisión de la eficacia de los procesos

Es decir, que todo lo que hemos planificado en cada uno de ellos se cumple y que además, lo que es más importante, cumplen su función, que no es otra que garantizar que se cumplen los requisitos del cliente.

Revisión de requisitos de ISO 9001:2008

Aprovecharemos también para evaluar todos los requisitos de ISO 9001:2008 para estar seguros de que no nos hemos dejado nada sin incluir y que se han realizado todas las actividades. Recuerda que para superar la certificación es necesario que se hayan realizado todas las actividades del sistema de gestión de calidad. Al menos un número de veces que proporcione confianza de que el sistema de calidad es real y que se mantendrá en el futuro.